Prawo i Poufność
w Akademii ACT

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Akademia ACT Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Osiedle Słowiańskie 44, 63-112 Manieczki, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001181660, NIP: 7851821522, REGON: 542135826.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: akademiaact.kontakt@gmail.com oraz telefonicznie pod numerem: +48 732 431 992.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: akademiaact.kontakt@gmail.com.

​

2. Zakres stosowania polityki

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej Akademii ACT, dostępnej pod adresem www.akademiaact.com, w szczególności w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej,

• założeniem konta użytkownika,

• korzystaniem z materiałów edukacyjnych udostępnianych po zalogowaniu,

• udziałem w procesie rekrutacji,

• kontaktem mailowym lub telefonicznym z Akademią ACT,

• obsługą płatności, faktur i potwierdzeń przelewów,

• udziałem w szkoleniach, zjazdach i superwizjach organizowanych przez Akademię ACT,

• rozpatrywaniem reklamacji, zapytań i innych zgłoszeń.

​

3. Jakie dane są przetwarzane?

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu.

2. Dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia zawodowego, rekomendacji oraz dokumentów potwierdzających spełnianie wymogów rekrutacyjnych.

3. Dane zawarte w formularzu rekrutacyjnym, w tym odpowiedzi dotyczące motywacji, oczekiwań wobec szkolenia, preferowanego miejsca zajęć, preferowanych terminów rozmowy rekrutacyjnej oraz doświadczenia zawodowego związanego z pracą z drugą osobą.

4. Dane zawarte w załącznikach przesyłanych w procesie rekrutacji, w szczególności dokumenty potwierdzające wykształcenie, kwalifikacje, ukończone lub trwające szkolenia, specjalizacje lub członkostwo w organizacjach zawodowych.

5. Dane dotyczące płatności, w szczególności informacje o dokonaniu opłaty rekrutacyjnej, potwierdzenia przelewów oraz dane potrzebne do wystawienia faktury.

6. Dane związane z korzystaniem z konta użytkownika oraz materiałów edukacyjnych udostępnianych po zalogowaniu.

7. Dane techniczne i analityczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, takie jak adres IP, typ przeglądarki, dane o urządzeniu, czas wizyty, sposób korzystania ze strony oraz dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii.

8. Dane zawarte w korespondencji mailowej, telefonicznej, reklamacyjnej lub organizacyjnej.

Administrator nie wymaga przekazywania danych szczególnej kategorii w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla procesu rekrutacyjnego, organizacji szkolenia lub zapewnienia bezpieczeństwa uczestników. Jeżeli osoba kandydująca lub uczestnicząca dobrowolnie przekaże informacje mogące stanowić dane szczególnej kategorii, w szczególności dane dotyczące zdrowia, szczególnych potrzeb organizacyjnych lub sytuacji osobistej, dane te będą przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie prawnej.

​

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

1. Przeprowadzenie procesu rekrutacji do Akademii ACT, w tym analiza formularza rekrutacyjnego, dokumentów, kwalifikacji oraz organizacja rozmowy rekrutacyjnej — podstawą prawną jest podjęcie działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu procesu rekrutacji.

2. Zawarcie i realizacja umowy szkoleniowej, w tym obsługa uczestnictwa w szkoleniu, organizacja zjazdów, superwizji i kontaktu organizacyjnego — podstawą prawną jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

3. Założenie i obsługa konta użytkownika oraz udostępnianie materiałów edukacyjnych po zalogowaniu — podstawą prawną jest wykonanie umowy lub świadczenie usługi drogą elektroniczną.

4. Obsługa płatności, faktur, potwierdzeń przelewów, rozliczeń księgowych i podatkowych — podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

5. Kontakt w odpowiedzi na zapytania, wiadomości, zgłoszenia, reklamacje lub sprawy organizacyjne — podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji oraz obsłudze zgłoszeń.

6. Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami — podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

7. Zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej, kont użytkowników i systemów informatycznych — podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

8. Prowadzenie podstawowej analityki korzystania ze strony internetowej oraz poprawa jej działania — w zakresie cookies analitycznych podstawą jest zgoda osoby korzystającej ze strony.

9. Przesyłanie informacji marketingowych, jeżeli osoba wyraziła na to osobną zgodę — podstawą prawną jest zgoda.

Jeżeli przetwarzanie danych szczególnej kategorii okaże się konieczne, odbywa się ono wyłącznie na podstawie odpowiedniej przesłanki przewidzianej w przepisach RODO, w szczególności wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, o ile taka zgoda jest wymagana.

​

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do skorzystania z określonych funkcji strony, udziału w rekrutacji, zawarcia umowy szkoleniowej, otrzymania faktury, korzystania z materiałów edukacyjnych lub uzyskania odpowiedzi na zgłoszenie.

Niepodanie danych wymaganych w formularzu rekrutacyjnym może uniemożliwić rozpatrzenie zgłoszenia i udział w procesie rekrutacyjnym.

​

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych mogą mieć wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce.

Dane mogą być udostępniane lub powierzane w szczególności:

• pracownikom administracji Akademii ACT,

• dyrektorom merytorycznym Akademii ACT,

• osobom prowadzącym rozmowy rekrutacyjne,

• osobom odpowiedzialnym za koordynację grup szkoleniowych,

• superwizorom — w zakresie niezbędnym do organizacji superwizji, w szczególności w zakresie imienia i nazwiska uczestnika,

• dostawcom usług hostingowych i technologicznych, w szczególności Wix,

• dostawcom formularzy, poczty elektronicznej i przechowywania danych, w szczególności usługom Google, takim jak Google Forms, Gmail i Google Drive,

• dostawcom narzędzi do spotkań online, w szczególności Zoom i Google Meet,

• dostawcom narzędzi analitycznych, w szczególności Google Analytics i Wix Analytics,

• dostawcom systemów fakturowania, w szczególności Fakturownia.pl oraz systemom publicznym służącym obsłudze e-faktur,

• bankom i operatorom płatności w zakresie niezbędnym do obsługi przelewów,

• zewnętrznemu biuru rachunkowemu,

• podmiotom świadczącym obsługę prawną, podatkową lub informatyczną, jeżeli taka obsługa okaże się konieczna,

• organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Dane kandydatów i uczestników nie są przekazywane hotelom, ośrodkom zjazdowym, ACBS ani innym organizacjom certyfikującym, chyba że w konkretnym przypadku osoba, której dane dotyczą, zostanie o tym odrębnie poinformowana albo wyrazi na to zgodę.

​

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych kandydatów i uczestników do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego w ramach prowadzonej przez siebie rekrutacji i obsługi szkoleń.

W związku z korzystaniem z usług technologicznych dostarczanych przez podmioty międzynarodowe, w szczególności przez dostawców takich jak Google, Wix lub Zoom, może jednak dochodzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów zgodnych z przepisami RODO, w szczególności odpowiednich decyzji Komisji Europejskiej, standardowych klauzul umownych lub innych przewidzianych prawem zabezpieczeń.

Informacje dotyczące działań realizowanych poza Polską, w szczególności we współpracy z osobami lub podmiotami odpowiedzialnymi lokalnie za organizację danego przedsięwzięcia, mogą podlegać odrębnym zasadom organizacyjnym i prawnym.

​

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

W szczególności:

1. Dane osób kandydujących, które nie zostały przyjęte, zrezygnowały z rekrutacji albo nie zawarły umowy szkoleniowej, są przechowywane maksymalnie przez 6 miesięcy od zakończenia danego procesu rekrutacyjnego, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione ochroną roszczeń, obowiązkiem prawnym lub zgodą osoby, której dane dotyczą.

2. Dane osób przyjętych i uczestniczących w szkoleniu są przechowywane przez czas trwania szkolenia, a następnie przez okres wymagany do rozliczeń, dokumentacji przebiegu szkolenia, ochrony roszczeń oraz realizacji obowiązków prawnych.

3. Dokumenty księgowe, faktury, potwierdzenia płatności i dane rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.

4. Dane związane z kontem użytkownika i dostępem do materiałów edukacyjnych są przechowywane przez czas korzystania z konta, a po jego usunięciu wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo lub potrzebnym do ochrony roszczeń.

5. Korespondencja mailowa jest przechowywana przez okres potrzebny do obsługi sprawy, której dotyczy, a następnie przez okres uzasadniony ochroną roszczeń, obowiązkami prawnymi lub interesem organizacyjnym Administratora.

6. Listy obecności, potwierdzenia udziału i dokumentacja organizacyjna mogą być przechowywane przez okres potrzebny do udokumentowania przebiegu szkolenia, rozliczeń, potwierdzenia uczestnictwa oraz ochrony roszczeń.

​

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych,

• otrzymania kopii danych,

• sprostowania danych,

• usunięcia danych,

• ograniczenia przetwarzania,

• przenoszenia danych,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

​

10. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Decyzje rekrutacyjne w Akademii ACT są podejmowane przez osoby odpowiedzialne za proces rekrutacji, a nie w sposób wyłącznie zautomatyzowany.

Administrator nie stosuje automatycznego scoringu kandydatów, nie prowadzi remarketingu wobec osób odwiedzających stronę i nie personalizuje reklam na podstawie zachowania użytkowników na stronie.

​

11. Zmiany polityki prywatności

Administrator może zmienić niniejszą politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania strony, narzędzi technologicznych, zakresu usług lub zasad organizacyjnych Akademii ACT.

Aktualna wersja polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej Akademii ACT.